Mỗi sự kiện đều mang một tính chất khác nhau, cách thức tổ chức và trang trí khác nhau, dành cho nhiều đối tượng khác nhau… nhưng một sự giống nhau ở tất cả các sự kiện được tổ chức thành công đó chính là sự kiện đều có một kế hoạch bài bản và chuyên nghiệp. Không phải ai, không phải đơn vị nào cũng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện để có thể vẽ lên một bản kế hoạch chi tiết, chuyên nghiệp. Vậy thì hôm nay, Tsubame sẽ bật mí cho bạn các bước cơ bản nhất, cốt lõi nhất để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công nhé!
Hãy theo dõi các bước dưới đây!
Bước 1: Nghiên cứu thông tin và đặc điểm chi tiết về sự kiện
Đây là một bước tiền đề vô cùng quan trọng bởi vì chỉ khi thấu hiểu mục đích, mong muốn, đối tượng của sự kiện thì bạn mới có thể tổ chức sự kiện thành công và tiết kiệm chi phí nhất có thể.
Cụ thể, bạn sẽ phải nghiên cứu cách điểm sau đây:
Loại hình sự kiện
Mục đích
Thông điệp
Đối tượng tham gia
Ngân sách
Yêu cầu về địa điểm, chủ đề, nội dung của sự kiện
Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện
Sau khi đã có được những thông tin cần thiết, bạn phải có một kế hoạch để bắt tay vào khâu lên ý tưởng cũng như chuẩn bị những điều cần thiết nhất cho sự kiện. Trong kế hoạch đó, bạn phải có timeline cụ thể và phân công nhân sự rõ ràng để công việc được tiến hành đúng hạn và suôn sẻ nhất.
Thông thường, một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ bao gồm 10 nội dung dưới đây:
Sáng tạo ý tưởng, chủ đề sự kiện
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
Xây dựng kịch bản mẫu sự kiện, timeline chương trình
Liệt kê các hạng mục thiết bị / nhân sự / dịch vụ sử dụng trong sự kiện
Thiết kế các ấn phẩm cần thiết cho sự kiện và in ấn
Phân công nhân sự
Lập kế hoạch truyền thông sự kiện
Xây dựng phương án dự phòng, quản lý rủi ro
Tiêu chí đánh giá hiệu quả sự kiện
Dự trù ngân sách
Bước 3: Thuyết trình & chỉnh sửa kế hoạch tổ chức sự kiện
Để kế hoạch được hoàn thiện hơn, bạn phải trình bày kế hoạch cho đồng nghiệp và cấp trên. Họ sẽ là người đưa ra nhận xét, đánh giá và góp ý cho sự kiện. Bạn hãy chuẩn bị tinh thần sẵn sàng tiếp nhận những đóng góp ý kiến, lời khen và lời chê, đồng thời bảo vệ cho ý tưởng của mình một cách thật thuyết phục
Bước 4: Triển khai tổ chức sự kiện
Đây là một khâu vô cùng quan trọng. Tuỳ vào tính chất và loại hình sự kiện mà bạn cần triển khai nó trong ít nhất 10 ngày. Quá trình triển khai ấy của bạn sẽ xoay quanh những công việc sau đây:
Xin giấy phép tổ chức sự kiện
Liên hệ với các bên dịch vụ, ký hợp đồng sử dụng dịch vụ,
Gửi giấy mời cho khách tham dự
Thực hiện truyền thông sự kiện
Dàn dựng sự kiện
Tổng duyệt chương trình
Tiến hành tổ chức sự kiện
Lưu ý: Bạn phải xin giấy phép tổ chức sự kiện ít nhất 10 ngày trước khi diễn ra sự kiện và lưu ý đọc kỹ tất cả các hợp đồng dịch vụ mà bạn sử dụng để tránh những hậ quả về sau này.
Bước 5: Tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện
Đây là một bước vô cùng quan trọng. Nó sẽ giúp bạn tổng kết và đánh gía được hiệu quả của sự kiện có tốt không bằng số lượng người tham gia…. Ghi nhận những điều đã làm tốt và đồng thời sẽ phân tích nguyên nhân của các sự cố hoặc lỗi nếu có để rút kinh nghiệm, bài học cho các sự kiện sau này.
Tsubame – tổ chức sự kiện trọn gói từ A-Z
🔻 Tư vấn ý tưởng, trang trí sự kiện phù hợp với chủ đề và yêu cầu của khách hàng
🔻 Lựa chọn địa điểm lý tưởng, phù hợp với quy mô sự kiện
🔻 Lập kế hoạch – kịch bản, nội dung chương trình từ A-Z
🔻 Cung cấp nhân sự: MC, ca sĩ, nhóm nhảy, tiết mục nghệ thuật…
🔻 Cung cấp trọn gói trang thiết bị sự kiện: đạo cụ sân khấu, âm thanh, ánh sáng…
🔻 Đội ngũ thực hiện chuyên nghiệp, luôn kết nối chặt chẽ với khách hàng
🔻 Luôn luôn có chính sách ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng thân thiết
👉 Liên hệ để được tư vấ 24/24 nhé!
———————————–
Công TNHH Du lịch Quốc Tế Tsubame
☎ Hotline: 0978438963
📌 Email: tsubametravel@gmail.com
📌 Website: https://tsubametravel.com
📌 Địa chỉ: Tầng 3A Minh Quân Building, KĐT Sinh thái Sông Hồng, Nam Đầm Vạc, Vĩnh Thịnh, Khai Quang, Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc