Tổ chức tiệc dường như đã trở thành một hình thức xum họp cộng đồng vô cùng quen thuộc, không chỉ đối với cá nhân mà còn đối với các tổ chức khác nhau. Có rất nhiều hình thức tổ chức sự kiện, tổ chức tiệc khác nhau. Mỗi sự kiện, mỗi buổi tiệc đều có mục đích nhất định đối với cá nhân hoặc tổ chức nào tổ chức ra sự kiện ấy. Để cho buổi tiệc diễn ra một cách suôn sẻ, trơn tru, và tạo được ấn tượng hiệu ứng tốt với khách tham dự, đặc biệt là gíup người tổ chức đạt được mục đích thì sự kiện ấy cần phải tổ chức có kế hoạch. Cho dù bạn tự tổ chức sự kiện hay thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì việc tổ chức sự kiện thành công cũng là một thử thách lớn lao, ngay cả với những chuyên gia tổ chức sự kiện kỳ cựu nhất.
Đừng lo, TSUBAME – TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP VĨNH PHÚC sẽ hướng dẫn các bạn các bước khi lên kế hoạch tổ chức tiệc, tổ chức sự kiện một cách cơ bản nhất mà bất cứ sự kiện lớn nhỏ nào đều phải có. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của đơn vị tổ chức sự kiện Vĩnh Phúc nhé!
Chọn thời gian tổ chức tiệc hợp lý
Đây là yếu tố tiên quyết đầu tiên để quyết định sự thành bại của một sự kiện, một bữa tiệc. Nếu như bạn chọn được khoảng thời gian ngày giờ phù hợp thì số lượng khách tham sự kiện của bạn cũng đông hơn. Ngày giờ không chỉ thuận lợi cho sự kiện tiệc diễn ra mà còn thuận lợi cho cả khách mời tham sự. ví dụ bạn tổ chức vào cuối tuần hoặc ngày trong tuần vào buổi tối sau giờ hành chính thì chắc chắn sẽ rất ít khách mời bỏ qua tiệc của bạn. Đó là khoảng thời gian mà khách sẵn sàng tham dự sự kiện, tham dự tiệc của bạn mà không làm ảnh hưởng đến công việc của họ. Với những bữa tiệc quan trọng như tiệc khai trương nhà mới, tiệc giới thiệu sản phẩm, tiệc cưới… bạn nên chú trọng hơn một chút vào yếu tố tâm linh bằng việc nhờ những người có khả năng xem ngày giờ đẹp, hợp với tuổi tác của nhân vật chính của bữa tiệc. Một lưu ý là bạn không nên lựa chọn những ngày quá gần các dịp lễ tết hoặc có các sự kiện hấp dẫn khác diễn ra cùng thời điểm để luôn đảm bảo số lượng khách có thể tham dự sự kiện tiệc của bạn là con số tối đa tốt nhất.
Chọn địa điểm tổ chức tiệc
Nói đến thời gian thì không thể bỏ qua địa điểm, vì đây là một trong hai yếu tố thiết yếu nhất cho khách hàng cần biết về sự kiện, về buổi tiệc của bạn. Một địa điểm phù hợp sẽ góp phần không nhỏ vào sự thành công của bạn, nếu một địa điểm không phù hợp sẽ làm bữa tiệc của bạn thực sự “tan nát”. Địa điểm trước hết phải ở gần nơi các khách mời của bạn hoặc ít nhất thì cũng là nơi trung tâm nơi mà mọi người có thể đến một cách dễ dàng. Thứ hai địa điểm phải phù hợp với quy mô khách mời, quy mô buổi tiệc. Muốn vậy bạn cần phải dự trù số lượng khách mời từ trước và kiếm địa điểm có sức chứa phù hợp. Địa điểm phải là nơi có chỗ đầu xe, nếu khách của bạn là khách VIP, di chuyển bằng ô tô thì điều này không thể bỏ qua đâu. Hoặc nếu sự kiện hoặc buổi tiệc được tổ chức ngoài trời thì yếu tố thời tiết sẽ là điều mà bạn đáng lưu tâm.
Chọn chủ đề tiệc hấp dẫn
Chủ đề / Concept chính là ý tưởng chủ đạo, xuyên suốt buổi tiệc, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động diễn ra đều có nhiệm vụ xoay quanh việc làm nổi bật chủ đề đó. Nếu nói các thành tố trong bữa tiệc / sự kiện đều mang những mục đích riêng, thì những mục đích đó vẫn phải tập trung quanh trục chủ đề / concept chứ không thể chệch đi theo hướng khác, giúp cắt giảm được rất nhiều chi tiết rườm rà, đơn giản vì chúng không phù hợp với chủ đề được đưa ra ngay từ đầu. Bởi vậy, có thể nói chủ đề – concept mang tính bao quát, định hướng và là mục tiêu chung cho toàn bộ bữa tiệc. Để tìm ra concept cho một bữa tiệc, bạn có thể tham khảo các bữa tiệc tương tự trên mạng hoặc tự mình thực hiện một ý tưởng độc đáo. An toàn hơn là bạn nên tìm một chuyên gia có kinh nghiệm tổ chức sự kiện để tư vấn.
Dự trù ngân sách
Mọi sự lựa chọn về địa điểm hay concept trang trí cho bữa tiệc đều phải phù hợp với nguồn ngân sách bạn đang có để chi trả cho bữa tiệc. Bạn phải tính toán, khảo giá thật kỹ để chi phí cho bữa tiệc không bị vượt ngân sách quá nhiều. Đặc biệt bạn phải luôn dành ra một khoản dự phòng chứ không nên dùng hết số ngân sách bạn đang có. Để tiết kiệm ngân sách, bạn có thể tận dụng những nguồn nhân lực hoặc những chất liệu mình đang có để làm hết khả năng cho bữa tiệc được diễn ra tốt đẹp nhất. Về điều này bạn hãy tham khảo và lập lên những bản theo dõi để sử dụng và quản lý nguồn ngân sách một cách hiệu quả, sát sao.
Lên thực đơn đồ ăn thức uống hợp khẩu vị và đảm bảo vệ sinh
Bữa tiệc của bạn có thể rất thành công, rất vui vẻ, rất gây ấn tượng, trang trí rất đẹp, nhưng nếu các món ăn bạn dùng để đãi khách mời có vấn đề dù là nhỏ nhất cũng sẽ ảnh hưởng một cách tiêu cực đến chất lượng bữa tiệc của bạn. Khi lên thực đơn tiệc, bạn hãy chú ý đến cả những khách mời đang ăn kiêng hoặc ăn chay, chế độ ăn riêng cho trẻ em để chuẩn bị cho khách mời những lựa chọn đa dạng, làm vừa lòng cả những người khó tính nhất. Bên cạnh đó, bạn hãy lưu ý đến các phương thức khác nhau để tổ chức tiệc ăn uống, ví dụ như tiệc ăn ngoài trời, tiệc buffet…
Trên đây là những bước cơ bản để bạn có thể tổ chức một buổi tiệc thành công. Bạn có thể tự tổ chức hoặc thuận tiện nhất là thuê một đơn vị tổ chức sự kiện. Bạn chỉ cần thảo luận ý kiến, mong muốn và nguồn ngân sách, tất cả sẽ có đội ngũ nhân sự bên tổ chức sự kiện lo. TSUBAME – ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VĨNH PHÚC lâu năm, nhiều kinh nghiệp tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ, tiệc tùng phong cách khác nhau – chắc chắn sẽ mang đến cho bạn những giải pháp tổ chức sự kiện có ích.
Liên hệ để được tư vấn miễn phí nhé!
———————————–
Công TNHH Du lịch Quốc Tế Tsubame
☎ Hotline: 0978438963
📌 Email: tsubametravel@gmail.com
📌 Website: https://tsubametravel.com
📌 Địa chỉ: lô 33 đường nguyễn tất thành định trung vĩnh yên Vĩnh Phúc